Un extranet pour les membres

Depuis une fiche membre, l’équipe coche l’envoi d’une invitation à l’extranet. Le message est composé à partir d’un modèle et peut reprendre automatiquement les données du membre, comme son prénom. Lorsque le texte d’invitation est configuré, ses variables sont remplacées au moment de l’envoi ; un message de base est prévu à défaut. L’équipe évite ainsi de recomposer les instructions d’accès pour chaque personne.

• Déclencher l’invitation lors de l’enregistrement de la fiche.
• Personnaliser le message à partir des informations du membre.
• Utiliser le sujet et le texte d’invitation configurés.
• Inclure les instructions de connexion et le lien vers l’extranet.
• Remettre automatiquement la case d’envoi à zéro après un envoi réussi, ou la conserver en cas d’échec pour permettre un nouvel essai.

Le membre indique son adresse email et reçoit un code d’identification valable cinq minutes. Le système prépare et envoie le message automatiquement, puis vérifie le code saisi. Ce parcours dispense le membre de gérer un mot de passe propre au site et vise à réduire les demandes d’assistance liées aux mots de passe oubliés.

• Demander un code depuis le formulaire de connexion.
• Recevoir un email nominatif contenant le code et sa durée de validité.
• Utiliser un code à six chiffres à usage unique.
• Demander un nouveau code, avec un délai entre les envois.
• Afficher un retour explicite en cas de code invalide ou expiré.

Une fois connecté, le membre voit une navigation correspondant à ses droits. Les restrictions définies dans l’arborescence sont prises en compte jusque dans les sous-rubriques : une page rattachée à une section restreinte conserve les conditions d’accès de cette section. L’association peut ainsi organiser plusieurs ensembles de ressources dans un même extranet.

• Affecter plusieurs groupes à un même membre.
• Définir les groupes autorisés sur les pages de l’extranet.
• Appliquer les restrictions des pages parentes aux sous-pages.
• Adapter le menu aux rubriques accessibles.
• Proposer une déconnexion depuis l’espace membres.

Les documents sont rattachés à des pages de l’extranet. Chaque rubrique associe un texte de présentation et ses ressources, tandis que chaque document possède un titre, une date, des mots clés et un ou plusieurs fichiers. Cette organisation donne un contexte aux pièces mises à disposition et offre une source de consultation commune aux membres concernés.

• Créer des rubriques documentaires avec un titre et un texte explicatif.
• Ajouter les documents directement dans la page correspondante.
• Renseigner un titre, une date et des mots clés.
• Gérer la publication et la visibilité des documents.
• Affiner les accès au niveau du document ou du fichier.

L’accès à une ressource est également vérifié lorsque le membre demande le fichier. Le point de téléchargement contrôle le compte, la publication du document, son rattachement à l’extranet et les groupes autorisés sur les pages, le document et le média. La gestion des droits accompagne ainsi le parcours jusqu’à la remise du fichier.

• Vérifier que le membre dispose toujours d’un compte actif.
• Contrôler les restrictions de la rubrique et de ses pages parentes.
• Appliquer les autorisations propres au document et au fichier.
• Refuser les demandes non autorisées sur le point de téléchargement.
• Vérifier l’existence du fichier demandé avant de le transmettre.

L’accueil associe la présentation de l’AROSDT, un accès à l’annuaire et une sélection d’actualités. Une recherche de membre peut commencer dès cette page, puis être reprise dans l’annuaire. Le visiteur dispose ainsi d’un chemin direct vers un professionnel sans devoir parcourir toutes les rubriques du site.

• Modifier le titre et le texte de présentation depuis le CMS.
• Accéder à la liste des membres depuis l’accueil.
• Transmettre une recherche nominative à l’annuaire.
• Mettre en avant jusqu’à six actualités sélectionnées, classées par date.

L’annuaire combine recherche textuelle et filtres par qualification et canton. Les critères s’appliquent aux mêmes résultats, pour affiner progressivement la sélection. Le nom, la ville, les qualifications et le portrait facilitent l’identification ; un lien peut conduire au site professionnel du membre. La pagination permet de consulter la liste par étapes.

• Rechercher par nom, prénom ou ville, avec plusieurs mots.
• Croiser les filtres de qualification et de canton.
• Choisir un classement alphabétique.
• Présenter les membres dans un ordre aléatoire conservé pendant la session lorsque le tri alphabétique est désactivé.
• Afficher les portraits avec un aperçu agrandi et accéder aux liens professionnels renseignés.

Les informations professionnelles et les accès à l’extranet reposent sur une même fiche membre. L’équipe y renseigne l’identité, l’adresse email, la société, les qualifications, le canton et les groupes d’accès. Cette centralisation limite les doubles saisies entre l’annuaire et l’espace réservé. La publication du compte et sa visibilité dans l’annuaire sont deux réglages distincts.

• Gérer les coordonnées, le portrait et le site professionnel dans une fiche unique.
• Associer plusieurs qualifications et plusieurs groupes à un membre.
• Administrer les listes de qualifications, de cantons et de groupes.
• Distinguer l’activation du compte de sa présence dans l’annuaire public.
• Déclencher une invitation à l’extranet depuis cette même fiche.

Les actualités disposent de leur propre contenu, de leur date et de leurs médias. Une publication sélectionnée pour l’accueil y apparaît à partir de sa fiche, ce qui évite de recréer une seconde version. La page de détail propose aussi d’autres actualités pour poursuivre la lecture. Les pages institutionnelles peuvent être enrichies de galeries d’images ou de vidéos.

• Rédiger les actualités dans un éditeur de contenu.
• Choisir leur présence sur l’accueil.
• Afficher ou masquer la date dans le détail d’une actualité.
• Ajouter des galeries aux pages et aux actualités.
• Proposer automatiquement trois autres actualités sur une page de détail.

L’administration comprend un espace pour rédiger les newsletters et gérer leurs destinataires. Le sujet, le contenu, l’expéditeur et l’adresse de réponse sont configurables. Les contacts disposent de groupes et d’informations de confirmation ou de désinscription. L’équipe conserve ainsi une organisation des communications dans le même environnement que les contenus du site.

• Rédiger le sujet et le contenu d’une newsletter dans un modèle dédié.
• Définir l’expéditeur et l’adresse de réponse.
• Organiser les destinataires par groupes et langue.
• Consulter les informations de confirmation et de désinscription.
• Recevoir les demandes du formulaire de contact sous forme d’email structuré avec les coordonnées et le message.

Un outil d’import permet de reprendre les destinataires depuis un fichier de tableur. L’équipe associe les colonnes aux champs email, nom et prénom, puis choisit le groupe et la langue. Lorsqu’une adresse existe déjà, la fiche est mise à jour et les groupes sont réunis. Cette logique facilite les reprises de listes tout en conservant les appartenances déjà enregistrées.

• Choisir les colonnes à importer et ignorer la ligne d’en-tête.
• Affecter un groupe et une langue aux contacts repris.
• Mettre à jour un destinataire identifié par son adresse email.
• Ajouter le groupe importé aux groupes existants.
• Consulter un résultat par ligne indiquant les créations, mises à jour ou erreurs.