Réservations, rappels et alertes

Une réservation est rattachée à une séance et à ses participants. Ces données servent à constituer les listes, préparer les confirmations et les rappels, et renseigner les gestionnaires. Les personnes intéressées par une séance peuvent aussi rejoindre une liste d’alerte. L’équipe dispose d’outils pour consulter les effectifs, sélectionner les destinataires et lancer les communications prévues sans reconstruire les messages à partir de plusieurs fichiers.

Le formulaire recueille les coordonnées de la personne de référence et permet d’ajouter des enfants selon la limite configurée. Chaque participant est enregistré séparément et les lignes d’une même demande partagent un identifiant commun. L’équipe peut donc suivre les personnes nominativement tout en retrouvant le regroupement d’origine. Les données rejoignent directement le module de réservation et servent à préparer le récapitulatif envoyé après la saisie.

• Réservation rattachée à une représentation précise.
• Collecte des noms, prénoms et coordonnées prévues par le formulaire.
• Ajout d’enfants dans la limite définie dans les paramètres.
• Identifiant commun aux participants d’une même demande.
• Email de référence conservé avec les inscriptions.

Les affichages rapprochent la capacité de la séance du nombre de réservations enregistrées pour présenter les disponibilités. Les données de programmation permettent aussi de distinguer une annulation, une réservation gérée par la FDT et un lien vers une billetterie externe. Lorsqu’une autre possibilité existe hors du contingent FDT, le site peut l’indiquer avec sa modalité gratuite ou payante. Le public retrouve ainsi les options proposées au même endroit que les horaires.

• Calcul des places restantes à partir des inscriptions et de la capacité.
• Indications de disponibilité ou de séance complète.
• Prise en compte des annulations dans les affichages concernés.
• Orientation vers les liens de réservation externes configurés.
• Présentation des modalités de prise en charge des réservations.

Après l’enregistrement, le système compose un email récapitulatif avec le spectacle, la séance, les informations de lieu et les participants. Le message est adressé aux destinataires de gestion configurés avec la personne de référence en copie. Le sujet et le texte d’accompagnement sont paramétrables dans le CMS. L’équipe peut adapter les formulations communes sans rédiger chaque confirmation ni ressaisir les données de la réservation.

• Récapitulatif généré à partir de la demande et de la séance.
• Reprise des noms et de l’identifiant de réservation.
• Insertion du lieu et de l’adresse disponibles.
• Sujet et texte d’accompagnement modifiables dans les paramètres.
• Destinataires de gestion configurables et copie à la personne de référence.

Un traitement dédié sélectionne les réservations des séances prévues trois jours plus tard, selon les critères définis dans le code. Il regroupe les participants d’une même demande et construit un rappel avec les informations de rendez-vous et le texte configuré dans le CMS. Cette préparation évite à l’équipe de rechercher les coordonnées et de composer les récapitulatifs un par un. La fréquence d’exécution du traitement relève de la configuration d’exploitation.

• Sélection des réservations concernées à trois jours de la séance.
• Regroupement par identifiant de demande.
• Reprise des informations de représentation et des participants.
• Sujet et texte de rappel configurables.
• Exclusion des séances annulées dans la sélection prévue.

Une personne peut laisser son email pour une séance dont l’inscription à l’alerte est activée. L’administration réunit ces demandes et fournit un outil d’envoi par lots. Avant un envoi, le traitement vérifie que la capacité dépasse le nombre de réservations. Il prépare alors un message avec les informations de l’événement et un lien pour consulter le détail et réserver. La progression et les erreurs éventuelles sont présentées à l’équipe. L’alerte invite à effectuer une réservation ; elle n’attribue pas automatiquement une place.

• Collecte d’emails rattachés à une séance.
• Consultation et préparation de la liste des destinataires.
• Vérification de la disponibilité avant l’envoi de chaque alerte.
• Message généré avec date, lieu et lien vers l’événement.
• Envoi par lots avec progression et retour sur les erreurs.

Une page dédiée permet de consulter les informations de gestion d’un événement à partir d’un lien d’accès. Le gestionnaire choisit une séance et retrouve sa capacité, le nombre de réservations et les inscriptions à l’alerte. Une recherche dans les réservations facilite la consultation par nom, prénom, email ou téléphone. Cette vue permet de retrouver les informations enregistrées sans demander à l’équipe un nouveau fichier à chaque consultation.

• Accès par lien comportant un code vérifié côté serveur.
• Sélection des différentes séances d’un événement.
• Synthèse des places, réservations et inscriptions à l’alerte.
• Recherche dans la liste nominative des réservations.
• Consultation distincte des personnes inscrites à l’alerte.

L’administration propose une vue des événements par date avec leurs informations de suivi et un accès à la page gestionnaire. Les réservations disposent aussi d’un export Excel qui reprend notamment le spectacle, la date, les participants et leurs coordonnées. L’équipe peut ainsi préparer les documents de travail depuis les données déjà collectées. La vue en ligne et l’export répondent à deux besoins complémentaires : consulter la situation enregistrée ou disposer d’une liste à transmettre et à exploiter séparément.

• Vue opérationnelle des événements organisés par date.
• Consultation des effectifs et des listes d’alerte.
• Accès aux liens de consultation des gestionnaires.
• Export Excel des réservations et coordonnées associées.
• Préparation des listes sans recopier les formulaires reçus.

Les informations du programme proviennent de plusieurs compagnies et institutions. La plateforme leur propose un cadre de saisie commun, avec les textes, contacts, horaires et documents attendus. L’équipe retrouve ces éléments dans les fiches du CMS, suit leur finalisation et les complète pour la publication. La séparation entre un événement et ses séances permet ensuite de gérer les particularités de chaque représentation.

Chaque événement peut disposer d’un lien individualisé vers son formulaire compagnie. L’équipe active cet accès depuis le CMS. Le formulaire reprend les informations déjà enregistrées et permet de compléter le titre, la présentation, la distribution, la durée, l’âge conseillé, les coordonnées et les informations pratiques. La compagnie contribue ainsi directement à la fiche utilisée par l’organisation, ce qui évite de recopier un questionnaire reçu par email dans un autre outil.

• Accès individualisé associé à la fiche de l’événement.
• Activation du lien par l’équipe dans le CMS.
• Reprise des informations déjà présentes dans le formulaire.
• Collecte structurée des contenus artistiques et pratiques.

La compagnie peut enregistrer son travail et revenir compléter les informations. Une case de finalisation lui permet de signaler que sa saisie est terminée ; le parcours ferme alors l’accès à la modification lors du retour au formulaire. Dans l’administration, deux indicateurs distinguent la validation par la compagnie de celle de la Fête du Théâtre. L’équipe dispose ainsi de repères pour identifier les contenus finalisés et poursuivre sa propre vérification éditoriale.

• Sauvegarde manuelle du formulaire au fil de la préparation.
• Confirmation explicite de fin de saisie par la compagnie.
• Fermeture du parcours d’édition après finalisation.
• Indicateurs distincts « Validé Compagnie » et « Validé FDT ».

Le formulaire prévoit des emplacements pour deux photos haute définition et le logo de la structure. Les fichiers sont associés à la fiche de l’événement et peuvent être gérés depuis le parcours compagnie. Les crédits image sont également recueillis dans les informations du dossier. Cette collecte rapproche les textes et leurs illustrations pour réduire la recherche de pièces jointes dans plusieurs échanges et faciliter la préparation des supports de communication.

• Dépôt de deux photos HD et d’un logo.
• Association des documents au bon événement.
• Gestion des fichiers dans le formulaire compagnie.
• Collecte des crédits et informations complémentaires utiles à la publication.

Une fiche événement porte les informations communes, tandis que ses représentations disposent de leurs propres dates et horaires. L’administration règle pour chaque séance le nombre maximal de réservations FDT, l’ouverture du bouton de réservation, l’alerte, une éventuelle annulation et les liens externes. Une même proposition artistique peut ainsi être présentée à plusieurs moments sans dupliquer sa description. Les changements de séance alimentent ensuite les affichages du programme et les outils de suivi.

• Ajout et modification des dates et horaires depuis la fiche.
• Capacité et modalités de réservation réglées par séance.
• Indication des séances annulées.
• Association à un parcours ou au marathon.
• Lien de billetterie externe et indication de places payantes ou gratuites hors FDT.

Le programme propose une lecture chronologique avec des filtres par date, type d’événement et quartier. Chaque résultat est relié à la fiche détaillée, qui réunit les informations artistiques et pratiques ainsi que les séances disponibles. Le public peut passer d’une vue d’ensemble à une représentation précise. Les informations communes aux différents affichages proviennent des mêmes fiches de programmation, ce qui limite les mises à jour séparées pour l’équipe.

• Filtrage du programme par date, type et quartier.
• Présentation des horaires à partir des séances enregistrées.
• Fiches avec présentation, durée, âge conseillé et lieu.
• Accès aux modalités de réservation depuis le programme détaillé.

Le CMS permet d’associer les séances à des parcours et d’identifier celles du marathon. Ces informations alimentent des pages dédiées et les indications du programme. L’organisation peut ainsi proposer plusieurs manières de découvrir le festival à partir des mêmes événements. Les regroupements sont gérés dans les données de programmation, ce qui évite de recréer une liste de spectacles indépendante pour chaque présentation.

• Référentiel de parcours administrable.
• Affectation des séances aux parcours concernés.
• Identification des représentations du marathon.
• Réutilisation de ces associations dans les affichages publics.

Les événements s’inscrivent dans un site dont les pages, partenaires, ressources presse, galeries et archives disposent de modules dédiés. Les archives peuvent présenter une année, un contenu, une affiche et un lien. Des modèles de pages composées et une présentation de fin de festival complètent le dispositif éditorial. L’équipe peut ainsi préparer les informations qui entourent la programmation dans la même administration, tout en conservant une mémoire des éditions.

• Gestion des pages et de leurs blocs de contenu.
• Classement des partenaires par catégories.
• Publication de ressources presse et de galeries photographiques.
• Archives organisées par année avec visuel et lien.
• Modèle d’accueil dédié à la période de fin de festival.