Une application métier pour l’Ordre

Les avocats et leurs études sont gérés comme des fiches distinctes mais liées. Les coordonnées de l’étude peuvent être réutilisées pour l’annuaire et la facturation ; la fiche du membre regroupe ses informations professionnelles et donne accès à ses inscriptions et factures. Les catégories de membres, langues, domaines, spécialisations et organes de l’Ordre sont structurés dans des référentiels communs. Cette organisation limite les mises à jour répétées et permet de suivre un membre dans plusieurs contextes sans recréer son dossier.

• Liaison entre un membre et son étude.
• Gestion des catégories, langues, domaines et spécialisations.
• Consultation des inscriptions et factures liées depuis l’administration.
• Paramétrage de la prise en charge des cotisations par l’étude ou le membre.

L’annuaire permet de croiser des critères professionnels pour orienter la recherche : domaines d’activité, spécialisations, langues et catégories proposées. Les visiteurs peuvent inclure les avocats stagiaires et choisir une présentation alphabétique. Les résultats conduisent à une fiche détaillée reliée à l’étude. L’annuaire utilise les mêmes données que la gestion des membres, ce qui évite d’entretenir un second répertoire indépendant.

• Recherche textuelle et filtres combinables.
• Sélection des domaines, spécialisations et langues.
• Fiches individuelles reliées aux coordonnées des études.
• Gestion de la publication et de la visibilité des fiches depuis le CMS.

L’espace personnel permet au membre de modifier les informations qui lui sont ouvertes, notamment ses domaines, langues, coordonnées complémentaires et préférences de communication. Il choisit aussi la visibilité de certaines coordonnées sur le site et peut renseigner ses disponibilités pro bono. Les changements suivis déclenchent une notification au secrétariat qui identifie les informations modifiées. Le membre effectue la saisie directement et l’équipe garde connaissance des évolutions utiles, sans devoir reporter chaque demande reçue par email.

• Modification du profil et des préférences de réception.
• Choix d’affichage de l’email, du téléphone portable et du lien LinkedIn.
• Déclaration des domaines d’intervention pro bono.
• Accès aux inscriptions, factures et attestations depuis l’espace personnel.
• Notification des modifications suivies avec un lien vers la fiche administrative.

Les documents disposent de catégories, d’un auteur institutionnel ou organisme de publication, d’une date et de médias associés. Ils peuvent être proposés au téléchargement, reliés à une ressource externe ou présentés dans un lecteur PDF en ligne. Un réglage distingue les documents publics de ceux réservés aux membres ; le parcours de consultation de ces derniers demande une connexion membre. Les actualités, podcasts et pages institutionnelles complètent ce socle éditorial administrable.

• Classement des documents et gestion de leurs fichiers associés.
• Ressources publiques ou réservées aux membres.
• Lecture PDF en ligne avec lien de publication personnalisé.
• Gestion des actualités, podcasts et contenus institutionnels dans le CMS.

Une conférence réunit programme, intervenants, horaires, lieu, canton, organisateurs et domaines concernés. La même fiche porte les paramètres d’inscription et le compte de paiement associé. Pour préparer une nouvelle édition, l’administration propose une duplication avec les prix et options, en retirant les dates et sans recopier les inscriptions. Des liens de calendrier et des flux d’agenda prolongent la publication, pour éviter aux participants de saisir eux-mêmes les informations pratiques.

• Fiche événement réunissant présentation, programme et intervenants.
• Réutilisation des lieux, organisateurs et domaines.
• Duplication des événements avec leurs tarifs et options.
• Publication de flux RSS et iCalendar et liens d’ajout au calendrier.

Les formulaires du site recueillent les propositions de conférences et les annonces avec les coordonnées du contact et les pièces prévues. Les informations créent une entrée dans le module correspondant. Le secrétariat reçoit un email récapitulatif avec un lien vers cette entrée pour poursuivre son traitement et gérer sa publication. Cette collecte structurée évite de reconstruire une fiche à partir d’un message libre et de rechercher séparément les coordonnées ou documents reçus.

• Soumission d’annonces avec document et personne de contact.
• Proposition de conférences avec dates, lieu et organisateur.
• Création des entrées dans les modules de gestion concernés.
• Notification au secrétariat avec accès direct à la fiche.

Un parcours dédié permet aux avocats enregistrés dans la catégorie concernée hors UE/AELE de transmettre leur déclaration et sa date de validité. Le document est rattaché au membre ; le secrétariat reçoit une notification avec la pièce et un lien vers la validation. L’administration conserve la date de soumission, la date de validité et les informations de validation. La collecte et le suivi sont ainsi réunis dans le dossier, au lieu d’être répartis entre emails et fichiers.

• Dépôt d’un document avec sa date de validité.
• Rattachement de la déclaration au membre concerné.
• Notification contenant la pièce et le lien de validation.
• Suivi de la date de validation et de la personne ayant validé.

Le parcours d’inscription présente les tarifs et options prévus pour le profil du participant et la période de réservation. Il distingue les prix standards et anticipés, prend en compte la date de fermeture et recueille les informations supplémentaires demandées par l’organisateur. Une fois l’inscription enregistrée, les informations du participant alimentent le dossier et, lorsqu’elle est nécessaire, la facture. Le secrétariat retrouve les données dans la liste des inscrits sans ressaisir un formulaire reçu ailleurs.

• Tarifs et options adaptés aux catégories de participants.
• Prix anticipés avec date limite configurable.
• Informations complémentaires facultatives ou obligatoires.
• Inscription reliée au membre, à l’événement et à la facture correspondante.

La fiche événement prévoit une capacité et peut proposer une liste d’attente lorsque le parcours affiche l’événement complet. Les demandes sont conservées dans un suivi distinct. Lorsqu’une annulation est autorisée, le participant peut se désinscrire dans le délai prévu. Le traitement enregistre la désinscription, adapte la facture selon les frais configurés et prépare le message correspondant. L’équipe dispose ainsi d’un suivi des inscrits, désinscrits et demandes en attente.

• Capacité configurable et inscription à une liste d’attente.
• Consultation des inscriptions et désinscriptions dans l’administration.
• Date limite d’annulation et frais éventuels paramétrables.
• Mise à jour de la facturation et email adapté à la désinscription.

Les inscriptions, factures, désinscriptions et rappels disposent de modèles de courriels modifiables dans le CMS. Le système sélectionne le modèle adapté et y insère les données du membre, de l’événement ou de la facture. Les liens vers la facture, le paiement en ligne et l’ajout au calendrier sont intégrés selon le contexte. L’équipe définit les formulations communes ; elle n’a pas à recopier les dates, coordonnées et liens dans chaque message. Les communications ponctuelles aux participants disposent également d’un éditeur de sujet et de contenu, avec une fonction d’envoi de test.

• Modèles distincts selon l’inscription, le mode de paiement et l’annulation.
• Sujet et contenu des modèles modifiables dans l’administration.
• Personnalisation automatique avec les données du dossier.
• Insertion des liens utiles vers les factures, le paiement ou le calendrier.
• Préparation et test des communications ponctuelles aux participants.

L’organisation peut valider les présences depuis la liste des participants ou utiliser un code temporaire, également présenté sous forme de QR code. Le participant connecté renseigne ce code pour faire enregistrer sa présence pendant la période prévue. Le suivi permet aussi d’indiquer un remplaçant : la participation peut alors être attribuée à la personne qui a réellement assisté à la conférence. Les informations sont enregistrées avec l’inscription et servent ensuite à la génération des attestations.

• Validation ou retrait de validation depuis le suivi des participants.
• Code de présence avec durée de validité et QR code associé.
• Vérification de l’inscription dans le parcours de validation du participant.
• Gestion d’un remplaçant pour l’attribution de la participation.

Le document d’attestation est produit à partir des inscriptions dont la présence a été validée et des événements ouvrant droit à une attestation. Les participations effectuées comme remplaçant sont prises en compte. Le PDF reprend les informations de formation, notamment les événements et leur durée, et comporte un QR code vers la consultation du document. Les membres peuvent retrouver leur attestation sans que le secrétariat doive composer un fichier individuel à partir de listes de présence.

• Sélection des participations validées donnant droit à une attestation.
• Prise en compte des remplacements enregistrés.
• Génération d’un PDF à partir des données des conférences.
• Mise à disposition du document et de son lien de consultation.

La préparation des cotisations s’appuie sur les catégories de membres et les règles tarifaires prévues, puis conserve le libellé et le montant retenus. Les opérations se traitent par lots. Au moment de facturer, le système distingue les cotisations prises en charge par l’étude de celles réglées individuellement, y compris lorsqu’un membre choisit de payer lui-même. Une étude peut recevoir une facture regroupant les cotisations concernées avec une ligne par membre. Les préférences d’envoi sont réutilisées pour organiser la suite du traitement.

• Génération des cotisations à préparer pour l’année sélectionnée.
• Conservation du type et du montant de cotisation retenus.
• Facturation individuelle ou regroupement par étude.
• Prise en compte des choix de prise en charge et d’envoi.

Les factures réunissent le destinataire, les lignes facturées, l’échéance, les paiements reçus et le solde. Les données du membre ou de l’étude préremplissent l’adressage. Le système produit les documents PDF avec une section de paiement QR et propose un paiement en ligne via PostFinance lorsque le compte concerné est configuré. Le retour de transaction met à jour le suivi de paiement. L’équipe peut consulter les montants et les états depuis le même module au lieu de reconstruire la situation à partir de plusieurs outils.

• Création des factures liées aux inscriptions et aux cotisations.
• Réutilisation des coordonnées et du compte de paiement approprié.
• Génération des PDF et de la section QR de paiement.
• Paiement en ligne selon la configuration du compte.
• Enregistrement des transactions et mise à jour du suivi des montants reçus.

L’import bancaire lit les mouvements d’un fichier XML et recherche les factures à partir des références de paiement. Les cas pris en charge alimentent les paiements et le statut de la facture, notamment pour un règlement partiel ou complet. Les références inconnues et les écarts sont signalés pour traitement. Un module distinct lit les relevés Worldline et compare les opérations aux données de facturation et de paiement. Le secrétariat dispose ainsi d’un rapprochement préparé par le système et d’une liste des situations à examiner.

• Import XML des mouvements et recherche par référence de facture.
• Enregistrement des paiements partiels ou complets dans les cas reconnus.
• Signalement des références inconnues et des montants à contrôler.
• Import CSV des relevés Worldline avec suivi des commissions et écarts.
• Distinction entre opérations traitées et opérations à examiner.

Les outils de relance sélectionnent les factures concernées selon leur statut, leur échéance et les filtres appliqués. Le traitement prépare un premier puis un deuxième rappel, conserve le lien avec la facture d’origine et adapte l’échéance. Les dossiers marqués comme paiements fractionnés sont exclus de ce traitement. Les modèles d’emails sont complétés avec les données utiles, tandis que les outils d’envoi et de regroupement PDF facilitent le traitement des lots. L’équipe pilote les opérations sans reconstruire chaque rappel manuellement.

• Préparation des rappels depuis une sélection de factures échues.
• Premier et deuxième rappel liés au dossier de facturation initial.
• Exclusion des factures marquées comme paiements fractionnés.
• Modèles de relance modifiables et personnalisés par les données de facture.
• Envois par lots et regroupement des PDF pour les traitements papier.

Le tarif anticipé est suivi dans le dossier de facturation avec sa date limite. Un traitement dédié prépare les notifications relatives aux factures concernées à l’échéance et informe l’administration avec un lien vers l’action de mise à jour. L’outil prévu dans le CMS permet ensuite de traiter les factures concernées par le changement de tarif. Le suivi rassemble ainsi les montants, la date et les communications nécessaires, pour éviter de rechercher individuellement les inscriptions bénéficiant d’un tarif arrivé à échéance.

• Enregistrement de l’échéance du tarif anticipé dans la facture.
• Repérage des factures concernées encore ouvertes ou partiellement payées.
• Messages préparés pour les participants et l’administration.
• Accès à l’action de mise à jour des factures depuis le suivi administratif.

Les outils de gestion des conférences prévoient la facturation groupée de plusieurs inscriptions. Ils réutilisent les tarifs, options et informations de l’étude concernée pour préparer le dossier et les messages associés. Les listes administratives et les exports complètent ce traitement : participants, membres, études et factures disposent de vues adaptées à leur usage. L’équipe peut préparer un suivi opérationnel ou transmettre une liste de travail sans recréer les données dans un tableur à partir de documents dispersés.

• Outil de facturation groupée pour les inscriptions aux événements.
• Réutilisation des tarifs, options et coordonnées de facturation.
• Modèles de messages dédiés aux factures groupées.
• Export des inscriptions et des principales listes administratives.
• Consultation des informations liées depuis les fiches de gestion.