Gérer les candidatures, du dépôt au suivi des versements

Le parcours étudiant recueille les études suivies à l’UNIGE, la faculté, l’université d’accueil, la durée du séjour et les crédits ECTS prévus. Le parcours apprenti décrit le diplôme obtenu, la profession et le projet de perfectionnement. Le parcours de recherche précise le statut à l’UNIGE, la faculté et le projet scientifique. Les coordonnées, le budget et le montant demandé complètent chaque demande.

• Proposer un formulaire propre aux étudiants, aux apprentis et aux subsides.
• Recueillir les informations nécessaires à l’examen de chaque type de projet.
• Distinguer le budget global et le montant sollicité auprès de la Fondation.
• Adapter les pièces requises et facultatives au parcours.
• Attribuer une référence à la candidature enregistrée.

L’équipe paramètre les sessions de candidature pour chaque parcours, avec une date d’ouverture, une date limite et une date de réponse. Le formulaire public tient compte de ces périodes pour afficher la session en cours ou annoncer la prochaine ouverture. Des textes associés à la session permettent de donner les indications utiles aux candidats.

• Créer des périodes distinctes pour les trois types de demande.
• Afficher les dates de dépôt et de réponse.
• Annoncer une prochaine session lorsqu’aucune n’est encore ouverte.
• Rattacher chaque candidature à sa période.
• Mettre à jour les textes d’accompagnement depuis le CMS.

Les fichiers sont associés à leur fonction dans le dossier : lettre de motivation, CV, budget, plan d’études, diplôme ou lettre de soutien, selon le parcours. L’équipe retrouve ainsi des pièces identifiées plutôt qu’un ensemble de fichiers à reclasser. Chaque document possède ensuite son état de contrôle et ses remarques propres.

• Recueillir les pièces attendues dans des champs dédiés.
• Rattacher automatiquement les fichiers à la candidature et au type de justificatif.
• Prévisualiser les documents depuis l’administration.
• Suivre les états « À valider », « Incomplet » et « Complet ».
• Ajouter des remarques pour accompagner le contrôle.

La fiche de candidature rassemble les informations de la personne, le projet, les documents, les données bancaires, les paiements, les courriels et les remarques internes. Les états « En attente », « En attente de documents », « Complet », « Acceptée » et « Refusée » donnent une lecture commune de son avancement. Depuis ce dossier, l’équipe accède aux messages de suivi proposés selon l’étape : le sujet et le texte sont préremplis, puis modifiables avant l’envoi. Elle peut ainsi traiter la demande et préparer sa réponse sans recopier les informations dans un autre outil. La validation par la commission est enregistrée séparément.

• Consulter les données du projet et ses pièces depuis une même fiche.
• Mettre à jour le statut du dossier selon son avancement.
• Enregistrer la validation par la commission.
• Renseigner la décision et le montant alloué.
• Ouvrir le courriel prérempli adapté à l’étape, le modifier si nécessaire et l’envoyer.
• Conserver des remarques internes et consulter les échanges associés.

La liste des candidatures donne accès à la référence, au candidat, à la période, au projet, au statut et aux montants. Des indications signalent les documents encore à traiter et les informations bancaires manquantes pour une demande acceptée et validée. Les remarques sont consultables directement depuis la liste, avec des accès à la consultation et à l’impression du dossier.

• Filtrer par date de soumission, période et type de candidature.
• Rechercher les dossiers selon une plage de montants alloués.
• Repérer les pièces qui restent à valider ou à compléter.
• Identifier les coordonnées bancaires encore attendues.
• Comparer le montant accordé et le total enregistré comme payé.
• Exporter les données sélectionnées pour le suivi administratif.

Le tableau de bord rassemble les candidatures et les montants pour l’ensemble de la plateforme et pour chacun des trois parcours. Il présente les demandes en attente, acceptées et refusées, ainsi que les sommes demandées, allouées, payées et restant à payer. L’équipe peut consulter une année ou une plage de dates de soumission pour suivre un ensemble précis de dossiers.

• Consulter une synthèse globale et une ventilation par parcours.
• Compter les demandes selon leur avancement.
• Comparer montants demandés, alloués et enregistrés comme payés.
• Afficher l’écart entre les montants alloués et versés.
• Filtrer par année ou par dates de candidature.

Le CMS permet aussi de tenir à jour les pages qui expliquent les parcours et accompagnent les formulaires. Les modèles de courriels fournissent une base réutilisable pour les étapes de suivi : le système y insère les données de la candidature, puis l’équipe peut adapter le message obtenu avant de l’envoyer. Une bibliothèque documentaire distincte des justificatifs organise les documents de référence par catégories et mots-clés.

• Mettre à jour l’accueil et les présentations des trois parcours.
• Adapter les textes des formulaires et les messages de confirmation.
• Administrer les modèles de courriels de suivi.
• Réutiliser les formulations habituelles tout en personnalisant chaque message avant l’envoi.
• Classer les documents de référence par catégories et mots-clés.

Lors de la soumission, la plateforme crée le dossier et rattache les pièces transmises. Une référence permet d’identifier la demande dans les échanges. Le traitement prévoit un accusé de réception destiné au candidat et une notification aux destinataires paramétrés par la Fondation, pour faire entrer la candidature dans le circuit de traitement.

• Enregistrer la candidature et ses pièces dans une même opération de dépôt.
• Fournir une référence au candidat dans le message de confirmation.
• Envoyer un accusé de réception à l’adresse renseignée.
• Informer l’équipe selon les destinataires configurés.
• Amorcer le suivi avec un dossier au statut « En attente ».

Lorsque l’équipe marque certaines pièces comme incomplètes, la plateforme génère une demande de complément préremplie : informations de la candidature, liste des pièces concernées et lien personnel vers le formulaire de dépôt. L’équipe n’a pas à retaper la liste ni à construire le lien ; elle relit le sujet et le texte, les modifie si nécessaire, puis envoie le message. Le candidat reçoit une demande précise et ses nouveaux documents rejoignent directement les rubriques correspondantes du dossier.

• Construire la liste à partir des pièces marquées « Incomplet ».
• Préremplir le message avec les données de la candidature.
• Ajouter le lien « Compléter mon dossier ».
• Adapter le texte avant son envoi.
• Conserver le courriel dans le dossier après confirmation d’envoi par le système.

Le lien personnel ouvre un formulaire associé à la candidature et aux pièces demandées. La personne retrouve sa référence et dépose les justificatifs à compléter. Les fichiers rejoignent les rubriques correspondantes du dossier ; les pièces transmises repassent à l’état « À valider » pour que l’équipe puisse les examiner à nouveau.

• Présenter uniquement les types de documents signalés comme incomplets.
• Identifier le dossier à partir du lien transmis dans le courriel.
• Rattacher les nouveaux fichiers aux rubriques existantes.
• Remettre les pièces reçues dans le circuit de validation.
• Notifier l’équipe de la réception des compléments.

Depuis le dossier, l’équipe choisit l’action de communication disponible à l’étape concernée. Le système prépare alors le sujet et le corps du courriel à partir du modèle et des informations de la candidature. Confirmation de dossier complet, acceptation ou refus : chaque message est prêt à être relu et peut être modifié avant l’envoi. Les acceptations utilisent un texte adapté au parcours étudiant, apprenti ou subside. Leur disponibilité tient compte de la décision validée, du montant accordé et des données bancaires encore attendues. Cette préparation évite les copier-coller successifs et la rédaction répétitive, tout en permettant d’adapter chaque réponse.

• Générer le sujet et le texte du courriel avec les données du dossier.
• Préparer les messages de compléments, de dossier complet, d’acceptation et de refus.
• Utiliser un modèle d’acceptation adapté au type de candidature.
• Modifier librement le sujet et le contenu avant l’envoi.
• Envoyer le message depuis la candidature et conserver son historique.
• Proposer les actions selon l’état du dossier et expliquer les conditions manquantes.

Après acceptation et validation, le courriel d’acceptation prérempli peut intégrer le lien personnel vers le formulaire bancaire. L’équipe peut ajuster ce message avant l’envoi. Le bénéficiaire saisit lui-même son IBAN, le titulaire et l’établissement bancaire, avec les pièces associées si nécessaire ; les informations rejoignent le dossier sans ressaisie administrative. L’équipe enregistre ensuite les lignes de paiement et distingue les montants « À payer » de ceux marqués « Payé ». Le total versé est calculé pour alimenter la liste des candidatures et le tableau de bord.

• Collecter les coordonnées bancaires au moment prévu dans le parcours.
• Préparer le message d’acceptation avec le lien bancaire et le modifier avant l’envoi.
• Enregistrer directement les informations transmises par le bénéficiaire dans sa candidature.
• Identifier les dossiers pour lesquels ces informations restent attendues.
• Enregistrer les versements et leur statut de suivi.
• Additionner les seules lignes marquées « Payé » pour calculer le total versé.
• Comparer le soutien accordé et les versements enregistrés.

Un dossier PDF rassemble les informations de la candidature et ses annexes prises en charge. Un lecteur d’impression distinct charge les pièces une à une et prépare leurs pages au format A4. Il signale les documents illisibles et poursuit le traitement des autres fichiers. Le document de taxation fiscale est exclu des annexes de ces sorties pour respecter la sélection documentaire prévue par la Fondation.

• Ouvrir une synthèse PDF et ses annexes depuis la candidature.
• Préparer les PDF et images pour une impression groupée.
• Suivre le chargement et les erreurs pièce par pièce.
• Conserver un signalement imprimable lorsqu’une pièce ne peut pas être lue.
• Exclure la pièce de taxation fiscale du dossier PDF et du lecteur d’impression.

Une action d’archivage spécifique est proposée dans la liste des candidatures. Après confirmation, elle efface plusieurs coordonnées personnelles et bancaires, supprime les courriels et retire les justificatifs de candidature. La fiche conserve les informations de suivi non supprimées, notamment les données de projet, les décisions et les lignes de paiement. Cette opération accompagne la fin du traitement d’un dossier.

• Déclencher l’opération depuis une candidature identifiée.
• Afficher une confirmation décrivant les suppressions prévues.
• Effacer les champs de nom, prénom, courriel, téléphone et coordonnées bancaires.
• Retirer les courriels et les justificatifs rattachés à la candidature.
• Conserver les éléments de suivi qui ne sont pas visés par l’opération.