Automatiser le suivi administratif de l’autopartage

La connexion à Zemtu récupère les membres et met à jour leurs coordonnées à partir de leur identifiant externe. Le même identifiant permet de rattacher ensuite leurs réservations. L’import parcourt les différentes pages de résultats de l’API afin de traiter la liste transmise. Les informations nécessaires au suivi rejoignent ainsi l’administration sans devoir recréer manuellement chaque fiche.

• Import des noms, prénoms, adresses email et villes.
• Création ou mise à jour des fiches selon l’identifiant Zemtu.
• Attribution initiale d’un forfait, ajustable dans le CMS.
• Association d’un canton utilisé pour les règles de calendrier.

Un traitement récupère les données de réservation récemment modifiées dans Zemtu. Chaque réservation est créée ou actualisée à partir de son identifiant, puis reliée au membre concerné. Dates, distance, état et versions transmises par l’API sont conservés pour permettre la consultation et les calculs. Les données dérivées sont remises en attente de calcul lors de la mise à jour.

• Import des dates de début et de fin et de la distance parcourue.
• Rattachement des réservations à leur utilisateur.
• Actualisation de l’état et conservation des versions transmises par Zemtu.
• Préparation du recalcul après import de nouvelles informations.

Le tableau de suivi rassemble, pour l’année sélectionnée, les réservations de chaque membre et leurs principaux compteurs. L’équipe retrouve dans une même vue le forfait, les kilomètres, les jours de week-end et jours fériés comptabilisés ainsi que les annulations hors délai. Le nombre de réservations et les dates de première et dernière réservation complètent cette synthèse. Ces regroupements évitent de refaire les additions dossier par dossier.

• Sélection de l’année à consulter.
• Vue des coordonnées, du canton et du forfait du membre.
• Agrégation des kilomètres, jours retenus et annulations hors délai.
• Consultation du nombre de réservations et de la période d’activité.

Les forfaits S, M et L disposent de paramètres distincts : nom affiché, kilométrage annuel, nombre de jours autorisés et nombre d’annulations hors délai autorisées. L’équipe peut ajuster ces valeurs dans le CMS et attribuer le forfait approprié à chaque membre. Ces paramètres servent à comparer l’utilisation aux plafonds et à renseigner les rapports personnalisés, sans recalculer les soldes à la main.

• Gestion de trois forfaits avec leurs propres plafonds.
• Modification des libellés et des valeurs dans l’administration.
• Attribution du forfait sur la fiche du membre.
• Réutilisation des plafonds dans les indicateurs et les rapports par email.

Les compteurs sont comparés aux plafonds du forfait. Lorsqu’un dépassement est détecté, le tableau l’indique à côté de la valeur concernée et permet de consulter le plafond autorisé et l’écart constaté. L’équipe peut ensuite retrouver le détail des réservations et filtrer leur liste par période pour examiner la situation. Les informations utiles au contrôle sont réunies au même endroit.

• Signalement des dépassements de kilomètres, de jours et d’annulations.
• Affichage du plafond et de la quantité dépassée.
• Consultation des dates, distances, états et informations calculées des réservations.
• Filtrage des réservations par plage de dates.

Les jours fériés et les vacances sont gérés dans deux modules distincts, avec une affectation à Genève, à Vaud ou aux deux cantons. Une plage de dates peut être ajoutée en une seule opération : le système crée les journées correspondantes. Les calendriers sont utilisés selon le canton du membre. Les jours fériés interviennent dans le décompte des jours, tandis que les vacances participent aux règles d’annulation prévues.

• Gestion séparée des jours fériés et des vacances.
• Affectation des dates aux cantons concernés.
• Création des journées à partir d’une date de début et de fin.
• Mise en attente du recalcul après l’ajout d’une période.

Le traitement examine la période de réservation pour déterminer les jours de week-end et jours fériés à retenir. Il tient compte des horaires limites configurés pour le samedi et le dimanche et du calendrier applicable au membre. Il intègre également des règles liées au moment de création de la réservation et recherche les autres réservations actives du membre pour éviter de compter une même journée plusieurs fois. Le nombre et les dates retenues sont enregistrés avec la réservation pour faciliter leur consultation.

• Paramétrage des horaires limites du samedi et du dimanche.
• Prise en compte des jours fériés du canton concerné.
• Traitement des réservations créées à proximité du départ selon la règle prévue.
• Enregistrement du nombre de jours retenus et des dates correspondantes.

Une réservation annulée est examinée selon sa période et les délais configurés. Le système distingue une règle en heures pour les week-ends et une règle exprimée en mois pour les jours fériés et les vacances. Il enregistre la date d’annulation et indique si l’annulation est hors délai. Cette qualification alimente le compteur annuel et sa comparaison au plafond du forfait, sans obliger l’équipe à confronter manuellement chaque annulation au calendrier.

• Paramétrage distinct des délais selon le type de période.
• Utilisation des calendriers du canton du membre.
• Enregistrement de la date et de la qualification de l’annulation.
• Intégration des annulations hors délai à la synthèse annuelle.

Les paramètres de calcul concernés sont enregistrés par version. Lorsque les horaires ou délais changent, l’administration identifie les réservations de l’année courante qui nécessitent une mise à jour et propose de lancer un recalcul. Le traitement avance membre par membre et affiche la progression ainsi que les éventuelles erreurs. L’équipe peut ainsi réappliquer les règles à un ensemble de réservations sans reprendre chaque ligne individuellement.

• Détection des changements des paramètres de calcul suivis.
• Identification des données nécessitant un nouveau traitement.
• Recalcul par lots depuis l’administration.
• Affichage des traitements effectués, restants et en erreur.

Le traitement des rapports repère les membres ayant des réservations clôturées encore marquées comme non traitées pour l’envoi. Il prépare leur situation annuelle à partir des compteurs et du forfait. Le message intègre automatiquement le nom, les consommations, les quantités restantes et les éventuels dépassements. Les rapports sont ainsi préparés et envoyés par le système, sans que l’équipe doive recopier les chiffres ou rédiger un message pour chaque membre.

• Préparation des rapports à partir des réservations clôturées à traiter.
• Insertion des kilomètres, jours comptabilisés et annulations hors délai.
• Calcul des quantités restantes ou dépassées selon le forfait.
• Génération d’un email HTML personnalisé avec les données du membre.

Le CMS propose un sujet et deux modèles de contenu modifiables : l’un pour une situation sans dépassement, l’autre lorsqu’un plafond est dépassé. Au moment de générer le rapport, le système choisit le contenu adapté et remplace les variables par les données du membre. Une adresse de réception dédiée permet également d’informer la gestion des dépassements. L’équipe peut faire évoluer la formulation commune des messages tout en conservant leur personnalisation automatique, ce qui évite de préparer chaque communication séparément.

• Modification du sujet et des deux modèles de message dans le CMS.
• Choix automatique du modèle selon les dépassements constatés.
• Remplacement des variables par les coordonnées, le forfait et les compteurs du membre.
• Information de la gestion via l’adresse configurée pour les dépassements.